Hoe breng ik de organisatie en processen in kaart?
Het komt vaak voor dat bedrijven jaren terug een keuze hebben gemaakt voor ERP-software. Gaandeweg blijkt dat de betreffende software op ‘oude techniek’ gebouwd is. De leverancier kan de ontwikkelingen in de markt niet volgen en kan daarmee de klanten niet meer goed bedienen.
Om de groei van het bedrijf toch te kunnen faciliteren worden intern aanvullende applicaties aangeschaft en wordt maatwerk op maatwerk gemaakt. Na verloop van tijd ontstaat er een ‘lappendeken’ van verschillende softwarepakketjes & maatwerk waardoor de infrastructuur instabiel wordt en de onderliggende data inconsistent…. Het mikado-spel is volledig opgetuigd…
De noodzaak voor verandering wordt steeds hoger, maar hoe nu verder??
Voor onder andere deze situatie heeft DBT Consulting een Business Requirements Scan ontwikkeld.
Deze scan zorgt ervoor dat ‘alle’ relevante aspecten in kaart worden gebracht die nodig zijn voor de beoordeling van een ERP-pakket in de selectiefase. Daarnaast wordt een Solutions Document opgeleverd die een potentiële leverancier het inzicht verschaft in de ambities, processen en de huidige organisatie. Omdat deze scan onderdeel is van een geïntegreerde aanpak, kan deze geborgde documentatie later in het ERP-implementatie traject ‘hergebruikt’ worden.
Business Requirements Scan
De Business Requirements Scan bestaat uit de volgende onderwerpen:
- Future State
- Applicatielandschap
- Solution flows
- Demonstratie huidige processen door key users
- Verslaglegging Scan in Solutions Document
Allereerst wordt de ambitie van het bedrijf getoetst in de ‘Future state’. Hierbij ligt de nadruk op het onderscheidende vermogen van de organisatie en een eventueel aanwezige IT-Strategie.
Om een goede ‘platformkeuze’ te kunnen maken, moet het huidige applicatielandschap in kaart worden gebracht. Welke applicaties worden ingezet voor welke toepassingen? Met welke functionaliteiten moet rekening gehouden worden bij de keuze van het ERP-platform? Dit inzicht is benodigd om de processen helder in kaart te brengen.
De solutions flow zijn ‘verrijkte’ flow charts van de processen. Nadat definities van de hoofdprocessen helder zijn vastgelegd, worden deze in een basis processchema vastgelegd. Vervolgens wordt per processtap aangegeven in welke applicatie deze wordt uitgevoerd. Tenslotte worden per processtap de volgende elementen vastgelegd:
- Documentstroom
- Huidige knelpunten
- Mogelijke verbeteringen
Om de huidige werkwijze helder in kaart te brengen, worden de key users gevraagd om de huidige processen te demonstreren. Screenshots en relevante details worden per processtap vastgelegd. Het eindresultaat van de business requirements scan wordt vastgelegd in een solutions document. Dit document wordt in de selectiefase gebruikt voor de overdracht naar de verschillende leveranciers van de ‘short list’.
Herkent u bovengenoemde situatie of wilt overstappen naar een nieuw ERP-systeem? Neem dan gerust even contact op!
Voor meer informatie over de aanpak van een pakketselectie, zie onderstaande pagina:
https://dbtconsulting.nl/erp-software-selectie/
